Trong thế giới kinh doanh hiện đại, đội ngũ bán hàng không chỉ dựa vào kỹ năng của nhân viên mà còn rất cần sự hỗ trợ đắc lực của sale admin. Vị trí quan trọng này giúp quản lý thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng, chuẩn hóa quy trình và giúp nhân viên bán hàng đạt được mục tiêu. Một người sale admin giỏi không chỉ thành thạo công việc hành chính mà còn có kỹ năng giao tiếp và chuyên môn vững chắc. Bài viết này phân tích chi tiết các kỹ năng của sale admin, vai trò, vị trí cụ thể và ảnh hưởng của sale admin trong công ty.
Sale admin là gì?
Theo KJC, Sale Admin (Sales Administrator) là nhân viên phụ trách các công việc hành chính, hỗ trợ và quản lý thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng. Họ là cầu nối giữa khách hàng, nhân viên bán hàng và bộ phận quản lý, đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra trơn tru, chính xác và hiệu quả. Trong nhiều công ty, Sale Admin còn tham gia trực tiếp vào việc chăm sóc khách hàng, lập báo cáo doanh số, và phối hợp với các bộ phận khác như kho, kế toán và marketing.
Vai trò của Sale Admin
- Hỗ trợ nhân viên bán hàng: Sale Admin giúp nhân viên sale tập trung vào việc chốt đơn và tìm kiếm khách hàng mới bằng cách xử lý các công việc hành chính và theo dõi đơn hàng.
- Quản lý dữ liệu khách hàng: Sale Admin chịu trách nhiệm cập nhật, lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, giúp nhân viên sale có dữ liệu chính xác để tư vấn và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
- Chuẩn hóa quy trình bán hàng: Sale Admin đảm bảo các bước từ nhận đơn, xử lý đơn, giao hàng, thanh toán đến báo cáo được thực hiện theo đúng quy trình, giảm rủi ro và sai sót.
- Hỗ trợ báo cáo và phân tích: Sale Admin lập các báo cáo về doanh số, tồn kho, đơn hàng và các số liệu liên quan, giúp quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời.
- Tăng hiệu quả hoạt động bán hàng: Khi Sale Admin làm việc hiệu quả, nhân viên sale có thể tập trung vào khách hàng và doanh số, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Nhiệm vụ chính của một sale admin
Nhận và xử lý thông tin đơn hàng
Theo tham khảo từ những người tham gia liên minh KJC, thông thường, đơn hàng được gửi đến công ty thông qua nhiều hình thức khác nhau như: email, thư đặt hàng, điện thoại, fanpage, v.v. Công việc của nhân viên bán hàng là kiểm tra trạng thái đơn hàng và thông tin khách hàng để đảm bảo sản phẩm được giao đến đúng người nhận.
Sau khi xác minh thông tin đơn hàng, quản lý bán hàng sẽ gọi điện cho khách hàng để xác nhận và bổ sung thông tin còn thiếu. Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào về sản phẩm hoặc dịch vụ, quản lý bán hàng sẽ có mặt để hỗ trợ và giải đáp.
Nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống
Sau khi thông tin đơn hàng được xác thực, quản lý bán hàng sẽ nhập đơn hàng vào hệ thống thông tin. Sau khi nhận được thông tin, công ty sẽ chuyển tiếp đến các phòng ban liên quan để điều phối việc giao hàng.
Trong thời gian này, sale admin sẽ cần kiểm tra những thông tin như: tình trạng thanh toán, hạn mức nợ của khách hàng, thông tin khách hàng có chính xác hay không, cập nhật bất kỳ thay đổi nào đối với đơn hàng… và báo cáo lại cho công ty để bắt đầu thực hiện đơn hàng.
Quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng
Thông tin khách hàng trong quá trình giao dịch với công ty được quản lý bởi sale admin . Do đó, sale admin sẽ phải tạo hồ sơ cho từng khách hàng, bao gồm các thông tin cơ bản như: họ tên, số điện thoại, địa chỉ, v.v., cũng như thông tin đơn hàng như: số lượng, phân loại, v.v.
sale admin cũng phải chủ động quản lý hồ sơ khách hàng, vì thông tin này sẽ được sử dụng để báo cáo bán hàng. Bộ phận tiếp thị sau đó sẽ phối hợp với bộ phận bán hàng để phát triển các chiến dịch tiếp thị hiệu quả. sale admin là một vị trí trong lĩnh vực bán hàng, đóng vai trò hỗ trợ cho đội ngũ bán hàng và quản lý bán hàng.
Hỗ trợ bán hàng
Một trong những nhiệm vụ của sale admin là hỗ trợ bộ phận bán hàng trong các công việc bán hàng như: gửi báo giá cho khách hàng và cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng.
Những phẩm chất để trở thành một sale admin chuyên nghiệp
- Kỹ năng chuyên môn: Để làm tốt công việc của một sale admin , ngoài việc hiểu sale admin là gì, bạn còn cần hiểu biết về kinh tế, kinh doanh, tiếp thị và giao tiếp.
- Kỹ năng Giao tiếp và Đàm phán: Quản lý bán hàng phải có kỹ năng giao tiếp tốt để giao tiếp hiệu quả với khách hàng và đối tác của công ty. Họ cũng phải có khả năng đàm phán để chốt hợp đồng với họ.
- Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức: Để quản lý quy trình bán hàng và đơn đặt hàng, người quản lý bán hàng phải có khả năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Quản lý bán hàng cũng phải thường xuyên phối hợp với bộ phận bán hàng hoặc các phòng ban liên quan khác. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm tốt là vô cùng cần thiết. Chúng giúp tạo nên một nhóm làm việc hài hòa và gắn kết, nơi các thành viên luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để đạt được kết quả bán hàng tốt nhất.
- Kỹ năng máy tính văn phòng: Nhân viên quản lý bán hàng phải có kỹ năng máy tính văn phòng và khả năng sử dụng các công nghệ như phần mềm quản lý đơn hàng, hệ thống và cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin và giải quyết các vấn đề bán hàng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý áp lực: Quản lý bán hàng là một công việc rất căng thẳng, đặc biệt là trong những giai đoạn bận rộn. Vì vậy, để trở thành một quản lý bán hàng, bạn phải có khả năng xử lý áp lực tốt và giữ bình tĩnh trước những thách thức để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc nhận được phản hồi tiêu cực từ cấp trên hoặc khách hàng, bạn cũng phải giữ bình tĩnh và nghiên cứu để tìm ra giải pháp có lợi nhất cho công ty.
Mức lương của một sale admin
Mức lương của một giám đốc bán hàng thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, địa điểm, khu vực địa lý và quy mô công ty. Theo thống kê của VietnamWorks, mức lương trung bình của một giám đốc bán hàng dao động từ 6 triệu đến 20 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào địa điểm, kinh nghiệm và khu vực địa lý.
Quản lý bán hàng có kinh nghiệm và thành tích vững chắc có thể hưởng mức lương cao hơn mức trung bình. Họ cũng nhận được các khoản thưởng và phúc lợi khác, chẳng hạn như thưởng doanh số, thưởng hiệu suất, phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa, bảo hiểm và các phúc lợi khác, tùy thuộc vào chính sách của công ty.
Cơ hội thăng tiến cho sale admin
Dưới đây là một số cơ hội thăng tiến cho vị trí sale admin :
- Chuyển sang Quản lý bán hàng: Sau khi có đủ kinh nghiệm và kỹ năng quản lý, sale admin có thể chuyển sang vị trí Quản lý bán hàng để quản lý nhóm sale admin và đảm bảo hoạt động bán hàng của công ty hiệu quả hơn.
- Thăng tiến lên Trưởng phòng kinh doanh: Với kiến thức và kinh nghiệm tích lũy được, trưởng phòng kinh doanh có thể thăng tiến lên vị trí Trưởng phòng kinh doanh để quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty.
- Chuyển sang các vị trí khác trong phòng bán hàng: sale admin cũng có thể chuyển sang các vị trí khác trong phòng bán hàng như: tiếp thị, dịch vụ khách hàng hoặc kế toán bán hàng.
- Thăng tiến lên các vị trí cao hơn trong công ty: Thông qua sự làm việc chăm chỉ và thành tích, nhân viên quản lý bán hàng có thể có cơ hội được thăng tiến lên các vị trí quan trọng hơn và cao hơn trong công ty.
- Khởi nghiệp: Nếu có ý chí và ý tưởng kinh doanh, họ có thể khởi nghiệp và trở thành những doanh nhân thành đạt.
Tầm ảnh hưởng của Sale Admin
- Đối với nhân viên sale: Sale Admin giúp nhân viên sale tập trung vào việc chốt đơn và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nâng cao hiệu quả bán hàng.
- Đối với doanh nghiệp: Sale Admin đảm bảo quy trình bán hàng trơn tru, dữ liệu chính xác và báo cáo kịp thời, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.
- Đối với khách hàng: Sale Admin giúp quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi, giải đáp thắc mắc nhanh chóng và đảm bảo trải nghiệm khách hàng tích cực.
- Đối với bản thân Sale Admin: Kỹ năng tốt giúp họ nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển sự nghiệp và trở thành nhân sự quan trọng trong đội ngũ bán hàng.
Sale admin có nhiều cơ hội nghề nghiệp nhờ vai trò hỗ trợ quan trọng trong việc quản lý dữ liệu và phối hợp với các phòng ban. Nhiều người bắt đầu bằng công việc bán thời gian để tích lũy kinh nghiệm. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về các kỹ năng của sale admin.
